Alle indlæg Jobsøgning og karriere Rekruttering og ledelse
Posted on

Multitasking: Er du doven og ineffektiv på jobbet?

Pas på din multitasking. Flere bolde i luften gør dig sløv og glemsom

Bruger vi tid nok på de opgaver, der kræver vores opmærksomhed? Eller hopper vi fra en opgave til en anden så hurtigt, at vi ikke løser den med nok overvejelser og koncentration? Hjælper vores værktøjer (computere, mobiltelefoner, e-mails) os med at opnå mere på kortere tid – eller sænker de og forringer kvaliteten af ​​vores arbejde, når vi multitasker?

Undersøgelser viser, at når medarbejdere konstant skifter mellem opgaver, udfører de faktisk mindre, end de ville have gjort, hvis de havde arbejdet på én ting af gangen*. Endnu mere alarmerende: Konstant multitasking øger stressniveauet, og kan have en negativ indvirkning på medarbejdernes koncentration, og deres evne til at fokusere og producere godt arbejde. Dette sænker produktiviteten, kvaliteten af ​​arbejdet og kan føre til udbrændthed.

Møde klokken 09.00

Du er mødt ind på kontoret, klokken er 08.50. Om 10 minutter har du dit første møde, så du har stadig tid til at svare på et par mails. Telefonen ringer. Under telefonsamtalen læser du hurtigt en e-mail fra en kollega. Du svarer den kollega, får afsluttet samtalen og får printet din præsentation ud inden mødet. Til mødet holder du stadig øje med indkommende mails på din computer, mens du mentalt forbereder dig til din præsentation.

Som leder lyder den ovennævnte situation effektiv, og mange medarbejdere kan sikkert nikke genkendelse til, at man på en helt almindelig arbejdsdag bliver trukket i flere forskellige retninger samtidig. Og fordi der ikke nødvendigvis er nok timer på dagen til at nå det hele, må du multitaske.

Når det bruges korrekt, kan multitasking være en effektiv metode til at øge produktiviteten uden at reducere kvaliteten af ​​dit arbejde. Men da vi bliver mere og mere afhængige af multitasking for at få os igennem dagen, opstår spørgsmålet: Hvordan effektiviserer du din multitasking?

Brug teknologi – på den gode måde

De fleste medarbejdere bruger e-mail, som det primære elektroniske kommunikationsredskab. Spørgsmålet er, om vi udnytter værktøjet til dets fulde potentiale? Mange vil sikkert svare nej! En god idé er at sortere meddelelser, når de lander i indbakken. Opret mapper efter prioriteter, og ryd løbende op i indbakken. Derudover kan opgavelister og påmindelser spille en vigtig rolle i tidsstyring. Brug også kalenderen og book dig selv. Ved at booke dig selv, kan dine kollegaer se, at du er ”optaget” og fokuseret på en anden opgave.

Læs også: Den svære samtale som leder – sådan lykkes du
Efter arbejdstid – har du computeren med hjem?

Hvis du tager computeren med hjem, er chancerne også gode for, at du tjekker op på mails under middagen med familien. Eller du bliver ved med at tjekke mobilen for indgående opkald. Stop! Hvis du kan.. Hvis det ikke er muligt, burde du lave regler for dig selv. Hvornår kan jeg være offline? Kan jeg booke min kalender ud hver dag mellem kl. 17.00-19.30, så familien kan prioriteres og hjernen kan få lidt ro.

Bliv planlægningens mester

En anden måde at skære ned på multitasking, er at finde lidt ekstra tid i din tidsplan til de projekter, der kræver din fulde opmærksomhed. Måske kan du flytte dig fra din plads, booke et mødelokale og derfor ikke blive forstyrret af dine kollegaer. Og hvis det er muligt, kan en hjemmearbejdsdag være oplagt. Flere virksomheder i Danmark tilbyder deres medarbejdere, at de kan arbejde hjemmefra, da de ved, at koncentrationen kan være bedre derhjemme.

Planlæg, hvornår du tjekker mails

En anden god ting, er at planlægge en tid hver dag til at gennemgå dine mails. Og når du sætter dig ned for at gennemgå dem, så bestem dig for, hvordan du håndterer dét – med det samme! Du kan enten afslutte det, sende det videre til et medlem af dit team, afsætte en bestemt tid til at klare det ved at indtaste det i din kalender, eller tilføje det til din opgaveliste. Det giver dig mulighed for at gå videre til opgaver, der kræver mere af din koncentration, og selvom det kan tage et par minutter, sparer du mere tid på den lange bane.

Rigtig god fornøjelse med din planlægning!

* Lederweb: Multitasking gør dig sløv og glemsom

Del artikel